Voto a distância

1. Considerações Preliminares:

A lei 12.431/11, incluiu um parágrafo único nos arts. 121 e 127 da lei 6.404/76, atribuindo à CVM competência para regulamentar a participação e votação a distância de acionistas em assembleias gerais de companhias abertas, bem como o registro de sua presença em tais conclaves.

A partir de então, a CVM se reuniu com diferentes participantes do mercado para discutir sobre as diversas possibilidades regulatórias e mesmo tecnológicas de cumprimento do preceito legal. Nos encontros realizados, foram relatados múltiplos problemas atualmente existentes no exercício do direito de voto por acionistas de companhias abertas brasileiras, notadamente por investidores não residentes, por fundos de investimento e por pessoas naturais e jurídicas.

De um modo geral, as dificuldades de acionistas estrangeiros se devem (i) ao curto prazo existente entre a convocação e a realização das assembleias gerais, que, de acordo com a lei 6.404/76, deve ser de no mínimo 15 (quinze) dias para as companhias abertas; (ii) à necessidade de outorga de uma procuração anual para representação nos referidos conclaves, por força do art. 126, § 1°, dessa mesma lei; e (iii) às diversas exigências documentais formuladas por companhias no processo de representação, que podem envolver a notarização, apostilamento ou consularização, tradução e registro das respectivas procurações. A conjunção desses fatores tem contribuído para uma presença bastante reduzida, custosa e burocrática desses investidores nas assembleias gerais.

As exigências documentais são um problema também para pessoas naturais e jurídicas residentes ou constituídas no Brasil, conforme o caso, e para fundos de investimento, sobretudo aqueles em que a atividade de gestão tenha sido contratada pelo administrador do fundo junto a outra instituição, autorizada pela CVM a administrar carteira de valores mobiliários. Tais dificuldades costumam se relacionar com a comprovação dos poderes de representação, legal ou convencional.

No estudo da regulamentação da participação e votação a distância, a CVM considerou tais relatos, bem como as diversas ferramentas tecnológicas atualmente existentes no mercado, seus custos e riscos. Também se considerou a experiência de companhias que oferecem, de forma voluntária, sistemas eletrônicos de transmissão de assembleias ou de pedidos públicos de procuração.

A modificação, introduzida nos arts. 121 e 127 da lei 6.404/76, costuma ser associada à disponibilização de sistemas que possibilitariam a participação e votação remota e em tempo real dos acionistas. No entanto, a CVM considera que essas tecnologias ainda não foram suficientemente testadas e não são razoavelmente seguras para que se tornem mandatórias para todas as companhias e assembleias. Ademais, até hoje, nenhum país tornou obrigatória a realização de assembleias virtuais.

A CVM optou por adotar uma forma para a votação e participação a distância que enfrentasse os problemas relatados acima por meio de tecnologias e estruturas cujo uso fosse mais consolidado no mercado de valores mobiliários, através de mecanismos hoje existentes para o exercício de outros direitos dos acionistas, tais como o direito de preferência na subscrição de novas ações ou o recebimento de dividendos.

Assim, foi editada a Instrução CVM n 561, permitindo que acionistas possam utilizar, no processo de votação a distância, a cadeia de prestadores de serviços já utilizada para o exercício de outros direitos. Nesse contexto, o depositário central, os escrituradores e os custodiantes são chamados a prestar serviços relacionados à coleta e transmissão dos votos proferidos pelos acionistas por meio de um documento padronizado de votação: o boletim de voto a distância.

2. Principais Propostas:

Neste sentido, de forma genérica, podemos resumir em três grandes propostas as inovações sugeridas pela CVM:

(i) a criação de um boletim de voto a distância;
(ii) a regulamentação da forma de entrega do boletim de voto a distância:
(a) mediante o uso de terceiros prestadores de serviços; ou
(b) através da entrega direta; e
(iii) a inclusão de propostas a candidatos no boletim de voto a distância.

2.1. Boletim de voto a distância:

O Boletim de voto a distância é um documento eletrônico, como os demais documentos que a companhia entrega, a ser preenchido nos mesmos sistemas, até 30 dias antes da assembleia geral. Ele deve conter: (i) todas as matérias constantes da agenda da assembleia a qual se refere; (ii) as orientações sobre a possibilidade de envio (direta ou via prestadores de serviço, correio postal ou eletrônico); e (iii) as orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto enviado diretamente à companhia seja considerado válido.

Inicialmente, o boletim será exigido por ocasião da assembleia geral ordinária e sempre que a assembleia geral for convocada para deliberar sobre a eleição de membros do conselho fiscal e do conselho de administração. Neste último caso, somente quando a eleição se fizer necessária: (i) por vacância da maioria dos cargos do conselho, (ii) por vacância em conselho que tiver sido eleito por voto múltiplo ou (iii) para preenchimento das vagas dedicadas à eleição em separado de que tratam os artigos 141, parágrafo 4º e 239 da lei de Sociedades Anônimas. Em outras palavras, somente quando houver a possibilidade de eleição de membro do conselho de administração por acionista minoritário. Contudo, a CVM já antecipou que a intenção é estender esta exigência para outros tipos de assembleia, porém começaram com as acima descritas para terem a oportunidade de testar e aprimorar o sistema.

O boletim de subscrição é ao mesmo tempo padronizado e flexível. É padronizado já que contempla uma descrição da proposta, onde pode-se optar por aprovar, rejeitar ou abster-se. Por outro lado, é flexível, já que as propostas podem ser retiradas a qualquer momento ou podem ainda ter mais de um formato, para aquelas situações que são previsíveis e mais comuns (ex.: Caso se verifique determinadas situações, prevê-se a possibilidade de o acionista manter ou não o seu voto).

Outra característica importante do boletim de subscrição é a de que os votos são dados por CPF ou CNPJ. O voto proferido através do boletim por um determinado CPF ou CNPJ será atribuído a todas as ações detidas por aquele CPF ou CNPJ, impedindo, por exemplo, o split vote. Portanto, se o acionista passa uma instrução de voto para o escriturador distinta da instrução transmitida ao custodiante, os dois votos caem por terra. Contudo, nada impede que dentro de uma mesma instituição o acionista mude de ideia diferentes vezes, desde que dentro do prazo admitido. Logo, a possibilidade de split vote somente é possível quando o acionista estiver presente na assembleia.

2.2. Forma de Entrega do Boletim de Voto a Distância

O boletim de voto a distância deve ser entregue até sete dias antes da data da assembleia, podendo ser enviado pelo acionista:

(i) diretamente à companhia, por correio ou sistema eletrônico (que garanta o registro de presença dos acionistas e registro dos respectivos votos), mediante a apresentação de versão impressa preenchida e assinada na forma estabelecida pela companhia; ou
(ii) por meio de prestadores de serviços habilitados, ou seja, custodiantes (se as ações estiverem em depositário central) e escrituradores (se as ações estiverem registradas nos livros).

Tanto o custodiante quanto o escriturador poderão fixar critérios para o recebimento da informação, já que serão eles quem preencherão as informações no boletim.

A grande diferença quanto à forma de entrega do boletim de voto à distância reside no fato de que na entrega direta, o acionista precisa comprovar a sua identidade e titularidade das ações, ao passo que na entrega via prestador de serviços esta formalidade fica dispensada, já que tanto o custodiante quanto o escriturador detêm o conhecimento da cadeia de representação do acionista.

Adicionalmente, a companhia e os prestadores de serviços poderão aceitar o recebimento das instruções de preenchimento ou o boletim de voto a distância em prazo inferior aos sete dias, desde que divulguem o prazo limite e que este prazo valha para todos os acionistas.

2.3. Possibilidade de inclusão de propostas e candidatos

A Instrução permite ainda que acionistas que detenham entre 0,5% a 2,5% de uma determinada espécie de ações (a depender do capital social da companhia) possam propor candidatos no boletim de voto a distância da assembleia geral que deliberar sobre a eleição de membros do conselho fiscal e de administração.

Somado a isto, acionistas detentores de 1% a 5% do capital social de uma determinada companhia (a depender do seu capital social) poderão também incluir propostas de deliberação no boletim de voto a distância disponibilizado por ocasião das assembleias gerais ordinárias.

A solicitação de inclusão de candidatos e propostas deverá ser apresentada até: (i) 45 dias antes da data de realização da assembleia geral ordinária; ou (ii) 35 dias antes da realização da assembleia, na hipótese de assembleia geral extraordinária convocada para este fim.

3. Entrada em vigor

Em 18 de novembro de 2015, a CVM publicou a Instrução CVM 570, alterando a Instrução CVM n 561, de modo a tornar facultativa a adoção do voto a distância nas assembleias realizadas em 2016.

Da mesma forma, a Instrução CVM 570 também dispensou os escrituradores da prestação do serviço de coleta e transmissão de instruções de preenchimento de voto no exercício de 2016, sendo concedido prazo adicional para tais instituições adaptarem seus sistemas.

Nesse contexto, por meio da Deliberação CVM n 741, publicada também no dia 18 de novembro de 2015, a CVM detalhou os procedimentos aplicáveis às assembleias gerais daquelas companhias que adotarem - de modo facultativo - o sistema de voto a distância durante o ano de 2016. De acordo com a mencionada Deliberação, as companhias que decidirem fazer uso do voto a distância já em 2016 devem comunicar essa decisão ao mercado em até 15 (quinze) dias após o início de seus exercícios sociais, bem como disponibilizar aos acionistas o boletim de voto em todas as assembleias em relação às quais o voto a distância é cabível, nos termos do art. 21-A da Instrução CVM n 561. Além disso, a deliberação CVM 741 introduz adaptações provisórias ao sistema de coleta e transmissão das instruções de preenchimento do boletim de voto a distância, considerando que a participação dos escrituradores nesse processo, durante o exercício de 2016, é facultativa.

Assim, a utilização do voto a distância, conforme instrução CVM n 561, somente passará a ser obrigatória a partir de 1º de janeiro de 2017 para as companhias que em 9 de abril de 2015 (data em que foi publicada a instrução), possuíam ao menos uma espécie ou classe de ações integrantes dos índices IBRx100 e Ibovespa. Para as companhias abertas registradas na categoria A, com as ações admitidas a negociação em bolsa, a adoção do sistema de votação a distância será obrigatória a partir de 1º de janeiro de 2018.
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*Cristiana Rebelo e Vítor Mendes Costa Pinto são advogados do escritório Machado, Meyer, Sendacz e Opice Advogados.