segunda-feira, 30 de novembro de 2020

MIGALHAS DE PESO

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Arquivos empresariais: instrumentos para gestão empresarial, ou o velho problema dos arquivos montados nos setores de trabalho e das massas documentais acumuladas?

Nilcéia Lage de Medeiros e Janice Pereira da Costa

Garantir a agilidade no acesso às informações creditam a um escritório maior credibilidade dos clientes e fornecedores. Para isso, os documentos precisam estar adequadamente arquivados, organizados, descritos e disponibilizados. As arquivistas explicam a importância de gestão de documentos e como fazer para que eles se transformem em ferramenta de trabalho e não em pilhas de papéis acumulados.

quarta-feira, 25 de janeiro de 2012

Nilcéia Lage de Medeiros

Janice Pereira da Costa

Arquivos empresariais: instrumentos para gestão empresarial, ou o velho problema dos arquivos montados nos setores de trabalho e das massas documentais acumuladas?

O crescente volume de documentos e das informações registradas, bem como o valor que lhes é agregado, é uma realidade nos contextos das organizações empresariais, sendo considerados ativos patrimoniais das instituições, os quais são utilizados por administradores, gerentes e supervisores, dentre outros, para subsidiar, por exemplo, suas ações e seus processos de tomada de decisões.

As empresas, públicas ou privadas, em decorrência de suas atividades (cada vez mais complexas), acumulam (geram e recebem) conjuntos documentais, incluídos aí os de caráter arquivístico1. Para estes últimos, essas instituições precisam contar com arquivo2 que, devidamente gerido, se prestará à informação (na forma, hora e local oportunos) e à gestão. Daí a escolha deste tema para este trabalho.

Mesmo diante da importância dos arquivos, nos diagnósticos realizados nos arquivos das instituições judiciárias nos anos de 1996, 1998 e 2001 foram identificados os seguintes problemas:

a) inexistência do arquivo como unidade administrativa das instituições;

b) falta de normas, manuais e instrumentos para a gestão de documentos;

c) existência de grande volume de documentos não cadastrados ou com dados de descrição que deixam a desejar, o que interfere no processo de recuperação da informação;

d) documentos sem padronização e prazos de guarda, o que caracteriza um depósito de papéis - são documentos acumulados indiscriminadamente e sem critérios;

e) espaços físicos insuficientes e inadequados;

f) falta de recursos humanos, tanto em número como em qualificação;

g) insuficiência de verbas nos orçamentos para a manutenção de processos nos arquivos;

h) urgência na liberação de espaços físicos, levando, em muitos casos, à decisão de eliminação de documentos sem critérios ou reprodução em outros suportes sem identificação e avaliação, o que, nesse último caso, configura investimento inútil quando incide sobre documentos desprovidos de valor e sem o devido tratamento técnico-arquivístico (BRASIL. Conselho da Justiça Federal, 2003 citado por MEDEIROS; RIBEIRO; AMARAL, 2011).

Indo ao encontro da alínea "h", há também empresas que optam por não fazer a eliminação de conjuntos documentais que já tenham cumprido seus prazos de guarda (incluídos os prazos prescricional3 e precaucional4), sem ao menos tratá-los de forma técnico-científica, e, até mesmo, por encadernar toda a documentação ou contratar empresas para cuidar da guarda de documentos, configurando um desperdício de recursos se se leva em conta que nessa massa documental acumulada5 estão documentos que já cumpriram seus prazos de guarda e que, por isso, deveriam ter como destinação final a eliminação.

A inadequada gestão dos arquivos, seja pela ausência de mão de obra qualificada ou pela escassez de reflexão teórica, somada aos anos de administração empresarial, acaba por fazer as empresas acumularem grandes massas documentais, enfrentando, entre outros, os seguintes problemas:

a) aumento crescente no volume de documentos;

b) comprometimento do espaço físico disponível para arquivamento;

c) múltiplos controles da mesma informação;

d) demora ou não localização do documento;

e) perdas operacionais na execução das atividades;

f) extravio de documentos;

g) documentos de caráter arquivístico misturado a documentos sem relação direta com a organização;

h) criação de depósitos de documentos sem qualquer controle e tratamento;

i) falta de critério para o eliminação da documentação - muitas vezes o único critério adotado é o de desocupação de espaços físicos;

j) inexistência de instrumentos de gestão de documentos (de planos de classificação e de tabelas de temporalidade)

(AQUINO, 1986; PAULA, 1995; LOPES, 1996):

O resultado de tudo isso são os arquivos amontoados nos setores de trabalho, onde se encontram misturados conjuntos documentais pertencentes a arquivos correntes, intermediários e permanentes6, conjuntos que já deveriam ter sido eliminados, conjuntos compostos de documentos não orgânicos (inorgânicos)7, cópias e duplicatas e as massas documentais acumuladas8, que, geralmente, são constituídas de documentos correntes, intermediários e permanentes, e os elimináveis (SOUSA, 1997, citado por SILVA, 2011c), produzindo um caos, que se encaixa naquilo que Jardim (1987) apresenta como má produção, utilização, disseminação, eliminação e conservação.

A organização dos documentos em arquivos, quando existente, é improvisada ou baseada no empirismo. Os métodos encontrados por Sousa (1997, citado por SILVA, 2011c) foram: assunto, espécie documental (ofícios, cartas, relatórios), ato de recebimento os expedição, numeração etc.

O descaso com as questões arquivísticas e os problemas que surgem em decorrência da inadequada gestão de documentos de caráter arquivístico levam, por vezes, ao aparecimento dos "arquivos mortos"9, aqueles que na hora de liberar espaços ou na tentativa de escondê-los são transferidos, por exemplo, para subsolos, garagens, porões, almoxarifados e prédios abandonados. Enfim, para locais que podem apresentar problemas nas instalações hidráulicas e elétricas, na ventilação nas situações de acúmulo de poeira, lixo, perigo de sinistro e infestação de roedores e insetos (SOUSA, 1997, citado por SILVA, 2011c), trazendo, entre outros inconvenientes, o perigo de perda de documentos por má conservação ou a impossibilidade de acesso.

Decorre deste cenário a pergunta: Como ter um arquivo bem gerido para que ele não se transforme em uma massa documental acumulada, que trará consigo os problemas até então descritos?

Abordam-se a seguir conceitos que poderão elucidar tal questão.

Para iniciar a abordagem, optou-se por debater conceitos arquivísticos, pois o entendimento deles poderá levar à minimização dos problemas enfrentados na constituição de um acervo arquivístico.

Na literatura arquivística, documento (orgânico) de caráter arquivístico é

[...] um testemunho (em qualquer idioma, forma, suporte ou data) resultante de um processo espontâneo e natural de gestão de uma pessoa ou entidade pública ou privada, no cumprimento de suas tarefas/atividades/funções/missão de fins essencialmente administrativos e / ou legais/fiscais. É gerido ou recebido (acumulado), geralmente em exemplar único, de caráter autêntico, objetivo, imparcial, conservado na forma original, indivisível, seriado ou unido a outros por um vínculo natural e necessário, interdependente ou inter-relacionado, sendo parte de um conjunto orgânico, que é conservado como prova, informação e que se presta a continuidade da gestão ao longo de sua existência ou funcionamento (RUIZ, 1999; MORENO, 2004 citados por SILVA, 2011a).

Conjuntos documentais que surgem por outras razões que não administrativos e/ou legais/fiscais, em um processo de acumulação que não esteja ligado ao cumprimento de tarefas/atividades/funções/missão de uma empresa/negócio devem ser entendidos como conjuntos documentais inorgânicos (aqueles que são produzidos ou recebidos fora do quadro de uma organização) e, dessa forma, não fazem parte do conjunto documental arquivístico da empresa. Daí, não fazem parte do arquivo empresarial, foco deste artigo.

Os documentos arquivístos (orgânicos) têm características que os diferenciam dos demais documentos (inorgânicos): são acumulados organicamente, naturalmente e imparcialmente, de forma contínua, com base em procedimentos regulares e rotineiros que podem ser comprovados (autenticidade), em um contexto de acumulação, em que é criado um elo de inter-relacionamento entre os documentos que fazem parte de um conjunto único e indivisível.

Indivisível, esse conjunto documental arquivístico orgânico não pode ser misturado a conjuntos documentais de outras instituições, seguindo o Princípio da Proveniência (Princípio do Respeito aos Fundos),

[...] princípio norteador que determina que conjuntos documentais de uma mesma proveniência não devem ser misturados com os de outras proveniências, ou seja, os documentos produzidos e recebidos (acumulados) por uma determinada pessoa ou instituição, no exercício das suas tarefas/atividades/funções/missão, não devem ser misturados com os documentos produzidos e recebidos (acumulados) por outras pessoas ou instituições mantendo a individualidade de cada um deles (SILVA, 2011d).

Já o arquivo é

[...] uma instituição (departamento, setor...), com instalações e mobiliário apropriado, que é gerido por profissional qualificado que, mediante princípios e métodos técnico-científicos, reúne, organiza (respeitando sua ordem natural), armazena, disponibiliza e conserva, um ou mais conjuntos documentais, independentemente da data, forma ou suporte material, que foram gerados ou recebidos (acumulados) por um órgão público, uma organização privada ou uma pessoa, e seus legítimos sucessores, no exercício natural de uma tarefa/atividade/função/missão, sendo testemunho da gestão de atos administrativos e / ou jurídicos/fiscais, ou como informação para fins científicos ou culturais para servir ao sujeito produtor ou a qualquer pessoa. Possibilita então o entendimento do ambiente organizacional, dos contextos nos quais a instituição atua (contexto de negócios, contexto de regulamentação, contexto social), de uma visão global da organização, bem como da identificação do papel e objetivo da organização, sua estrutura, seu ambiente legal, regulatório e sociopolítico (LORENZO CARDARSO; MORENO, 2004; RUIZ; 1999 citados por SILVA, 2011a)

Os arquivos são responsáveis por conservar a documentação de caráter permanente10 de uma instituição, garantido a manutenção dos documentos que dizem respeito a sua memória. Em tempos em que se tem valorizado cada vez mais a cultura de empresa, investimentos na guarda e na preservação da documentação referente à trajetória da instituição são vistos como uma estratégia a ser seguida.

A principal finalidade do arquivo é proporcionar acesso aos documentos e a suas respectivas informações, para fins imediatos à administração ou, mais tarde, a usuários que o procuram por razões distintas e posteriores àquelas do seu produtor (JARDIM, 1995).

Esses fins, imediatos ou posteriores são balizas confiáveis para determinar os valores dos conjuntos documentais:

O valor primário refere-se aos aspectos gerenciais do documento e à demanda de uso que este recebe por conta da administração que o produziu. Detectar o valor primário dos documentos é, como tal, identificar seu potencial de uso no âmbito do processo decisório, considerando suas dimensões gerenciais, legais e financeiras. [Administrativo11 /Legal e Jurídico12 /Fiscal13 /Tomada de decisão]

O valor secundário diz respeito às possibilidades de utilização do documento por usuários que o procuram por razões distintas e posteriores àquelas do seu produtor"

[Informativo14/Pesquisa/Histórico/Cultural/Científica/Cartorial/Probatório15]

(JARDIM, 1995; SILVA, 2011e).

Tais valores proporcionam à prática arquivística um embasamento científico para a administração racional, eficiente e econômica dos conjuntos documentais. Eles indicarão o caminho a ser percorrido pelos documentos de arquivo, apontando para a necessária gestão, desde o momento da criação/recebimento, passando pelas fases/ciclo de vida dos documentos - corrente, intermediária e permanente - até a destinação final (guarda permanente ou eliminação).

Pensar nessas três fases de vida dos documentos é, em linhas gerais, partir um arquivo maior em três arquivos menores, assim entendidos:

Arquivos correntes

conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos (acumulados) no cumprimento das atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos setores de trabalho em razão de sua vigência e da potencialidade de uso para fins administrativos, legais e fiscais.

Arquivos intermediários

conjunto originário dos documentos correntes, que por não ter uso ou potencial de uso corrente, não precisa estar junto ao setores de trabalho, mas que precisa cumprir prazos prescricionais e/ou precaucionais devendo aguardar temporariamente sua destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente) .

Arquivos permanentes

conjunto de documentos originários dos arquivos intermediários que, tendo cumprido as finalidades da sua criação e os prazos prescricionais e precaucionais, devem ser definitivamente preservados por conta de seus valores informativo ("rendibilidade intelectual" para a administração e para o público em geral) e probatório (valor de testemunho importantes para a administração e para o público em geral) auxiliando a administração que os produziu na reconstrução da sua evolução e na realização de estudos retrospectivos (SILVA, 2011b)

Determinados os valores primário e secundário, é possível fixar os prazos de arquivamento16 dos conjuntos documentais em cada um dos arquivos, ou seja, os prazos de vigência e guarda.

Os valores e os prazos devem ser estipulados por uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Caráter Arquivístico, composta por uma equipe multidisciplinar, salientando a necessidade da participação de um profissional arquivista, administradores, técnicos das áreas e advogado.

As decisões da Comissão serão a matéria-prima para a construção do instrumento de gestão de documentos, denominado de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD):

Instrumento de destinação de documentos que deve ser aprovado por autoridade competente, que determina os prazos que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários até à sua destinação final, ou seja, indica a época em que os documentos devem ser reproduzidos, microfilmados, digitalizados, eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente (BRASIL. Ministério da Justiça, 2004).

O caminho trilhado para confecção da TTDD passa por:

a) avaliação dos documentos (identificar valores e analisar o ciclo de vida dos documentos);

b) pesquisa da temporalidade (legislação específica e necessidades administrativas);

c) definição dos prazos de guarda;

d) definição da destinação guarda permanente ou a eliminação; e

e) indicação de observações que se façam necessárias (BERNARDES, 2008)

A aplicação da TTDD em um ambiente de crescimento acentuado de produção de documentos funciona como uma peneira, pois, ao permitir a distinção dos documentos de guarda temporária dos de guarda permanente possibilita reduzir a massa documental e racionaliza o volume de documentos arquivados. Isso vai ao encontro do preconizado pela Arquivologia quando afirma que "nem tudo que é produzido fica registrado e nem ficará conservado definitivamente" (INDOLFO, 2007). Ao tratar massas documentais menores, pode-se incrementar os de recursos de pesquisa, elevando o índice de recuperação dos documentos e aumentando a produtividade organizacional, em razão da facilidade de acesso às informações e da disponibilidade da informação como recurso produtivo. Também, favorece a preservação dos documentos permanentes.

Todo esse processo de intervenção no ciclo de vida dos documentos é conceituado como Gestão de Documentos,

[...] um processo arquivístico que, a menor custo e maior eficiência e eficácia, busca intervir no ciclo de vida dos documentos, visando reduzir seletivamente a massa acumulada a proporções manipuláveis até que esta tenha destinação final (eliminação ou recolhimento aos arquivos permanentes). Para isso, é adotado um conjunto de procedimentos e operações técnicas, visando à racionalização do planejamento, capacitação, promoção, controle, fluxo, tramitação, uso, avaliação, seleção, organização, arquivamento, manutenção, disponibilização, acesso e conservação dos documentos nas fases corrente e intermediária, reduzindo-se as incertezas que rondam o processo de avaliação dos documentos que devem ser salvaguardados por possuírem valor permanente (BERNARDES, 1998; BRASIL. Ministério da Justiça. Arquivo Nacional, 1985, 1993, 2001, 2004; INDOLFO, 2007; JARDIM, 1987; ROSA, 2007; NÚÑEZ FERNÁNDEZ, 1999 citados por MEDEIROS; NEGREIROS; AMARAL, 2011).

Entre as finalidades e os objetivos da gestão de documentos destacam-se: garantir o registro adequado e eficiente da produção, administração, manutenção e destinação de documentos; possibilitar melhor organização dos documentos; prevenir a criação de documentos não essenciais; proporcionar a definição criteriosa dos valores primário e secundário dos documentos; proporcionar a distinção entre documentos de guarda eventual, temporária e permanente; assegurar a eliminação de documentos que não têm valor; reduzir o volume documental; contribuir para a preservação dos documentos de guarda permanente; disponibilizar; e intensificar o acesso e uso de informações e documentos.

A gestão de documentos apresenta as seguintes fases:

a) Produção - relacionada à criação do documento. Inclui planejar o formato, suporte, padrões e conteúdos adequados.

b) Utilização - refere-se ao fluxo/caminho que os documentos percorrerão. É necessário planejar os procedimentos e as rotinas, que englobam protocolo de recebimento dos documentos, classificação, distribuição, tramitação, organização, armazenamento, circulação (empréstimo) e disponibilização (consultas).

c) Destinação final - relaciona-se à fixação dos prazos de guarda dos documentos. É necessário estipular prazos de transferência, eliminação, recolhimento e migração para outro suporte (microfilmagem e digitalização).

O Plano de Classificação e a TTDD são dois instrumentos de grande importância para as rotinas e atividades da Gestão de Documentos. O Plano de Classificação é assim conceituado:

[...] esquema que reflete a natureza dos vínculos entre os documentos, ou seja, as relações hierárquicas e orgânicas entre as classes que foram definidas para organização da documentação (GONÇALVES, 1998).

O objetivo é facilitar a organização, o uso e a localização dos documentos, refletindo a instituição, suas funções e atividades.

A elaboração do Plano de Classificação passa pelas seguintes etapas (BERNARDES, 2008):

a) estudo a estrutura administrativa e o funcionamento do órgão ou entidade;

b) levantamento da legislação17;

c) identificação e detalhamento da estrutura atualizada do órgão/entidade;

d) transferência da estrutura atualizada do órgão/entidade para um quadro;

e) detalhamento da estrutura e levantamento das atribuições das áreas-fim;

f) agrupamento das atribuições idênticas e semelhantes por departamento;

g) agrupamento das atribuições idênticas e semelhantes entre os departamentos;

h) padronização do nome das atribuições;

i) determinação das funções, subfunções e atividades;

j) identificação dos documentos gerados em cada atividade;

k) atribuição do código a cada série documental identificada.

Em síntese, sabendo-se que o arquivo reflete a identidade de seu produtor, trabalhar com arquivos requer o trabalho complexo de conhecer o histórico da empresa e de mapear seus processos e sua respectiva produção documental. A pesquisa sobre a história administrativa da organização é imprescindível e leva ao entendimento das estruturas hierárquicas e funcionais, de suas funções, das atividades e das tarefas. A produção documental permite identificar a documentação acumulada (produzida e recebida) pela empresa no decorrer de sua existência ou funcionamento. Os dados coletados serão a matéria-prima para a confecção dos dois instrumentos de gestão de documentos descritos: plano de classificação e TTDD.

Os sistemas arquivísticos encontram-se diante de um cenário de crescimento da produção e acumulação da documentação, da constatação da impossibilidade de se conservar tudo e da necessidade de promover a intervenção dos arquivistas, mediante técnicas e instrumentos de gestão de documentos que auxiliem na indicação do caminho percorrido desde a produção até a destinação final. Tais instrumentos são de extrema importância para o processo de racionalização administrativa e impactam o processo de formação qualitativa de arquivos ao invés de massas documentais acumuladas.

Síntese Conclusiva

Informações são a base para a compreensão de situações e problemas, planejamento e decisões de negócios, acesso a fatos retrospectivos, comprovação de atos, avaliação de desempenho e resultados, previsões e estimativas de lucros, cobranças etc. Tais informações, na maioria das vezes, estão registradas em documentos de caráter arquivísitico que se não estiverem adequadamente arquivados, organizados, descritos e disponibilizados podem significar a inexistência de informação, afetando negativamente, por exemplo, os processos de tomada de decisão empresarial. Assim, a gestão de documentos arquivísticos é de extrema importância, por lidar com a vida informacional da empresa (ROSA, 2008).

Concorda-se com Rosa (2007) quando diz que as organizações, ao garantirem agilidade no acesso às informações, acabam conquistando maior credibilidade dos clientes e fornecedores, e isso pode ser um facilitador para a expansão de mercado e a competitividade, mantendo sob equilíbrio os fatores técnicos, administrativos e humanos. Isso só é possível se as empresas trilharem pela gestão de documentos, evitando-se a formação de uma massa documental acumulada. Tal estratégia, além de garantir eficiência na recuperação da informação, também pode proporcionar reduções nos custos da empresa.

A preocupação com uma gestão adequada de arquivos e com a própria gestão de documentos também garante que a documentação administrativa de uma empresa, que possui prazos de guarda extensos, como é o caso da documentação de gestão de recursos humanos, seja devidamente mantida de forma organizada e acessível.

Profissionais devidamente qualificados são, portanto, essenciais para a criação e o gerenciamento de arquivos que consigam atender a todas as atividades usualmente desenvolvidas nesse ambiente. O arquivista, profissional com formação em nível de graduação, torna-se cada vez mais um profissional importante nas empresas, na medida em que desempenha esta atividade de gerenciador da informação presente nos documentos produzidos por uma instituição.

Indo além do exposto, mas não saindo do tema, para alguém que hoje se encontre no dilema de gerir arquivos eletrônicos, antes que eles se transformem em massa documental digital acumulada, sugere-se que acesse o site do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)18 e conheça as "Recomendações para digitalização de documentos arquivísticos permanentes19. No mesmo site, poderá familiarizar-se com a ferramenta tecnológica denominada "Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documento" (SIGAD). Para um mercado repleto de soluções tecnológicas para gestão de documentos, talvez veja que optando por implantar um SIGAD, ao invés de um GED, terá uma ferramenta capaz de garantir as características do documento arquivístico, controlando e registrando as alterações ou eliminações; de permitir a organização dos documentos arquivísticos de acordo com o plano de classificação adotado; de determinar as fases de vida dos documentos e seus respectivos prazos determinados na TTDD; de determinar políticas segurança e acesso rigorosos; e de disponibilizar e facilitar o acesso a um repositório seguro de documentos arquivísticos - um instrumento de administração e gestão da empresa no curso de suas atividades e funções -, já que a tecnologia e os demais instrumentos de gestão têm que ser o retrato da estrutura que produz/recebe/acumula os documentos.

O objetivo deste artigo não foi aprofundar ou esgotar o tema proposto20, mas jogar as luzes sobre ele, que é de grande importância para a área empresarial, principalmente se se levam em conta os processos de tomada de decisão em ambientes de grande concorrência. A solução, conforme Lopes (1993 citado por SILVA, 2011c) "passa pela mudança de mentalidade dos envolvidos".

__________

1 Termo que será conceituado mais adiante.

2 De acordo com o art. 11 da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que estabelece a política nacional de arquivos públicos e privados "consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades".

São categorias de arquivos privados (PAES, 2004):

a) arquivos pessoais (de famílias ou pessoas);

b) arquivos institucionais (de igrejas, instituições de ensino, corporações não lucrativas, sociedades, associações etc.);

c) arquivos comerciais (de empresas), entre outros.

Bellotto (2006, p. 254) nomeia os arquivos comerciais ou empresariais como "arquivos econômicos". A autora aponta que esta espécie de arquivo "compreende a documentação gerada por empresas comerciais, industriais, financeiras ou de serviços, de pequeno, médio ou grande portes".

3 Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção (BERNARDES, 1998).

4 Intervalo de tempo durante o qual o documento é guardado por precaução antes de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda definitiva (BERNARDES, 1998).

5 Termo que será conceituado mais adiante.

6 Os três termos serão conceituados mais adiante.

7 Termo que será conceituado mais adiante.

8 Para Lopes (1993 citado por SILVA, 2011c), as massas documentais acumuladas existem porque os documentos não foram tratados adequadamente na fase corrente. Para o autor, um arquivo corrente "organizado de acordo com o plano de classificação e que tenha o ciclo vital determinado pela tabela de temporalidade não gerará massa documental acumulada".

Para Sousa (1997 citado por SILVA, 2011c), a relação entre arquivos montados nos setores de trabalho e as massas documentais acumuladas é que "os últimos guardam aquilo o que foi considerado desnecessário para manter nos primeiros".

9 Não é estranho usar a palavra "arquivo" nesse termo composto? Arquivo poderia ser composto de conjuntos documentais que tiveram como destinação final a eliminação, já que cumpriram as finalidades de sua criação e foram esgotados os valores (primário e secundário) e os prazos de guarda (prescrição e precaução) ou, mesmo, para conjuntos documentais que não servem à administração e nem a outras pessoas que têm objetivos diversos dos que levaram à criação dos documentos? Se é morto, vamos enterrar ou cremar!

10 Termo que será conceituado mais adiante.

11 Possui a qualidade de servir ao desempenho das atividades de uma instituição, na medida em que informam, fundamentam ou provam seus atos (SILVA, 2011e).

12 Possui a qualidade de demonstrar e comprovar perante a lei um fato ou constituir um direito (SILVA, 2011e).

13 Possui a qualidade de servir à gestão das atividades financeiras de uma entidade ou pessoa. Eles são capazes de comprovar operações financeiras ou fiscais (SILVA, 2011e).

14 Permite conhecer seres, coisas e fatos. Trata-se do valor que eles possuem pelas informações relevantes para a pesquisa (histórica, cultural, científica etc. (SILVA, 2011e).

15 Evidencia a existência ou a veracidade de um fato, procedimento ou transação que são inerentes às atividades de uma pessoa ou instituição. Permite conhecer a origem, a estrutura, a competência e/ou o funcionamento das entidades que os produziram (SILVA, 2011e).

16 A questão das idades só pode ser resolvida pela pesquisa. Não há como propô-la sem recorrer ao estudo da gestão administrativa, dos interesses legais e dos parâmetros mínimos para se considerar peças documentais ou dossiês como de valor permanente. Os prazos ficam definidos adequadamente quando são o resultado da combinação entre o conhecimento, obtido por pesquisa, das questões relativas às funções e às atividades das organizações e as referentes à lei e ao conhecimento científico (LOPES, 1996, p. 80).

17 Ver também a coletânea de legislação arquivística atualizada mensalmente e disponível em: .

18 Disponível em: .

19 CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ. Recomendações para digitalização de documentos. Rio de Janeiro: CONARQ, 2010.

20 Não abordamos, por exemplo, as diversas políticas arquivísticas que norteiam o trabalho dos profissionais arquivistas, tais como: Políticas de Recolhimento, Arranjo, Descrição, Preservação, Disseminação e Acesso.

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* Nilcéia Lage de Medeiros é bibliotecária do escritório Rolim, Viotti & Leite Campos Advogados, mestra em Administração, especialista em Gestão de Arquivos e Documentos, graduada em Biblioteconomia, graduanda em Arquivologia

** Janice Pereira da Costa é mestra e graduada em História e graduanda em Arquivologia

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Atualizado em: 24/1/2012 08:58

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