sábado, 28 de novembro de 2020

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Planilha Excel para advogados: quando substituir por um software jurídico

Luciano Martins

A tecnologia, portanto, oferece facilidades e segurança que a planilha Excel para advogados não consegue dispor por serem alimentadas de forma manual.

sexta-feira, 7 de julho de 2017

O dia a dia corrido dos escritórios de advocacia pode causar desorganização entre muitas equipes. Todos os colaboradores e gestores devem fazer um bom controle de prazos e uma boa gestão de processos. É essa organização que garante mais qualidade aos serviços e faz com que o escritório seja mais competitivo no mercado jurídico. Por isso, diversas bancas começam essa organização com a ajuda de uma planilha Excel para advogados.

Quando se tem um controle manual dos processos e das pessoas cadastradas no escritório, as chances de falhas são muito maiores. Uma pessoa com muitas demandas no mesmo dia, por exemplo, pode não ter tempo ou esquecer de anotar algo na planilha. Isso pode acabar atrapalhando o andamento das tarefas, já que as informações não estarão atualizadas na planilha Excel para advogados.

Outros problemas em usar planilhas

Uma das principais dificuldades dos escritórios que usam planilha Excel para advogados é a gestão do documento. As planilhas não funcionam bem quando mais de um usuário precisa trabalhar nela. Os riscos de uma pessoa sobrescrever as informações que já estão no documento são altos.

Nesses casos, as informações são alteradas e a equipe perde muito tempo tentando identificar a falha. Este tipo de conferência de dados também exige muito tempo dos gestores, que precisam conferir as novas informações sempre que o documento é atualizado. Ainda que todas as informações estejam anotadas no documento, essa prática não é muito segura.

Diante da grande competitividade no mercado jurídico, as bancas que se informatizam saem na frente. Um software jurídico automatiza as atividades da equipe e faz a gestão dos prazos de forma automática. A tecnologia, portanto, oferece facilidades e segurança que a planilha Excel para advogados não consegue dispor por serem alimentadas de forma manual.

A informatização do escritório promove uma virada de chave importante. Com a rotina da equipe automatizada, a planilha Excel para advogados se torna uma ferramenta obsoleta que dificulta uma gestão de qualidade, que prima pela total organização da banca. Este tipo de gestão garante que o escritório cresça muito em pouco tempo e seja referência de qualidade no mercado jurídico.

Envolva sua equipe na escolha do software jurídico

Uma boa estratégia para engajar a equipe é convidar os usuários para ajudar na escolha do software jurídico. A partir do
período de trial, todos podem testar uma nova rotina e opinar sobre a modernização do escritório. Desta forma, o time já estará familiarizado com o sistema no momento da implementação e se sentirá mais confortável com as mudanças.

A inserção dos dados no software jurídico é fundamental para a boa gestão da banca. Quanto mais completas as informações no sistema, mais assertivo será o trabalho da equipe. Isso vai garantir mais produtividade e agilidade no escritório. Com uma equipe engajada, é possível inserir os dados rapidamente, sem afetar a produtividade dos colaboradores.

A equipe do escritório Camargo Penteado, de São Paulo (SP), conseguiu fazer uma verdadeira transformação na sua rotina. A partir da informatização da banca, foi possível eliminar uma sala de arquivos físicos. Hoje, o time conta apenas com três gaveteiros. Antes do SAJ ADV, era preciso imprimir cerca de 8 mil folhas por mês. Com o software jurídico, o escritório também economizou muito com material para as atividades recorrentes.

Importe para o software jurídico os dados da planilha Excel para advogados

Quando o escritório implanta um software jurídico, precisa fazer a importação de dados. Soluções como o SAJ ADV, por exemplo, disponibilizam modelos de planilha Excel para advogados. Com esse recurso, a migração dos dados é segura e rápida, sem que o usuário precise pedir ajuda para esta atividade.

Com as informações no sistema, é possível
delegar tarefas para que a rotina no escritório fique ainda mais organizada e ágil. Ainda que a maneira de organizar as informações mude um pouco, a sequência na gestão dos processos e das tarefas se torna muito mais fácil, já que o sistema é desenvolvido para ajudar a equipe nas atividades diárias do escritório. Os usuários recebem notificações para ajudar nas atividades e acompanham as demandas pendentes. Esta nova rotina proporciona dinamismo e faz a equipe se tornar um time de alta performance.

Conquiste novos benefícios para o escritório

Com o escritório informatizado e com o sistema completo de dados, é muito mais fácil buscar as informações. Além de garantir economia de tempo neste tipo de tarefa, o software jurídico oferece total transparência para clientes e colaboradores. O SAJ ADV, por exemplo, disponibiliza uma
área específica para que os clientes acompanhem seus processos. Adotar essas boas práticas vai garantir benefícios de curto, médio e longo prazos.

Ainda ficou com dúvidas sobre a migração da planilha Excel para advogados? Veja o passo a passo para migrar os dados para o SAJ ADV:

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*Luciano Martins é project owner do SAJ ADV - Software Jurídico.

Softplan Planejamento e Sistemas Ltda


Atualizado em: 6/7/2017 08:29

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