Vantagens de um software jurídico para o atendimento ao cliente

No blog da Aurum, nós sempre falamos sobre como a faculdade de Direito não prepara o advogado para ser um empreendedor. Mas outra tarefa que a maioria dos cursos não ensina é o atendimento ao cliente. Claro que todo bom advogado sabe que é preciso tratar quem chega em seu escritório com atenção e respeito, mas um atendimento de excelência vai muito além disso. No texto de hoje separei algumas dicas de como melhorar a relação com seus clientes utilizando um software jurídico. Dá uma olhada:

A primeira impressão é a que fica

A primeira reunião com o cliente é decisiva. É nesse momento que você pode demonstrar toda a sua segurança e profissionalismo. Para isso, é importante estar tranquilo, porém, atento. Registre as principais informações do caso e também detalhes que se destacam, mesmo que não sejam relacionados ao processo. Quando o cliente voltar ao escritório, vai gostar de saber que você estava atento ao que ele falou. Afinal, quem não gosta de se sentir especial? O problema de gravar tudo isso no papel é que essas anotações podem se perder. Para organizar melhor essas informações, você pode usar tanto a ferramenta de ficha do cliente no Astrea quanto o recurso de comentários em tarefas. Lá, tudo fica arquivado e pode ser recuperado em poucos cliques.

Outro recurso do Astrea que contribui, e muito, para uma boa primeira impressão é a possibilidade de gerar um documento com poucos cliques. Quando o cliente decide contratar seu escritório, você não precisa mais marcar um segundo encontro para assinar os papéis ou pedir que ele espere muitas horas. Em poucos minutos, o Astrea permite que você personalize e imprima o contrato.

Tenha sempre à mão as informações de clientes antigos

Quando o cliente voltar ao escritório é hora de aproveitar as anotações que você fez na primeira reunião. Se ele disse que tem filhos, pergunte como estão. Se mencionou que gosta de futebol, comente algum resultado dos últimos jogos. Essas pequenas atitudes podem ser uma forma interessante de criar um vínculo menos formal e deixá-lo mais à vontade. Além disso, ter as informações por perto rapidamente demonstra que você está atento ao processo e não deixou que ele caísse no esquecimento. Planilhas e documentos no drive do Google podem parecer uma solução a princípio, mas conforme o escritório cresce, acompanhar todos os clientes dessa forma se torna inviável.

Invista na sua equipe

Todos os colaboradores do escritório precisam estar em sintonia. Invista em formação e procure maneiras de estimular o time a compartilhar seus aprendizados. A boa dinâmica da equipe reflete no atendimento ao cliente. É importante que todos consigam responder a demandas básicas quando o advogado responsável pelo processo está ausente ou ocupado com outras tarefas. Com o nosso software jurídico, qualquer colaborador pode dar informações sobre o andamento de um processo a um cliente que liga para o escritório, por exemplo. É claro que existem informações sensíveis que não podem ser compartilhadas com todo o escritório, mas no Astrea você define quem pode acessá-las.

Diminua sua carga de trabalho "braçal"

Um advogado com muitas tarefas repetitivas e desgastantes tem pouco tempo para se dedicar à sua principal função: a advocacia. E isso tem impacto direto no atendimento ao cliente! Um profissional cansado, que está pensando em várias coisas ao mesmo tempo, não consegue se dedicar inteiramente ao cliente quando este o procura. Usando um software jurídico como o Astrea, você consegue automatizar muitas das suas tarefas: pode gerar relatórios financeiros e faturas, agendar compromissos, receber alertas de andamentos, entre outras funcionalidades.

Seja transparente com o cliente

Lembre-se de dar notícias periódicas aos seus clientes. Separe um tempo da sua rotina para isso. Mesmo que o processo não tenha nenhuma movimentação, é interessante enviar um e-mail ou fazer uma ligação informando a situação. Isso evita a sensação de abandono. Além disso, o Astrea oferece um acesso através do qual seus clientes podem consultar de casa os andamentos do processo ou receber alertas por email.

Por hoje é isso! Quer saber mais? Então confira nosso ebook sobre o assunto!

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*Sonia Tuyama é cofundadora e diretora de produto na Aurum. Formada em ciência da computação pelo ITA, tem mais de 20 anos de experiência no desenvolvimento de softwares para o setor jurídico.