quinta-feira, 21 de janeiro de 2021

MIGALHAS DE PESO

Publicidade

Como delegar tarefas em escritórios de advocacia sem perder o controle

Conheça ferramentas para acompanhar atividades do escritório e garantir mais tempo e produtividade na advocacia.

quarta-feira, 27 de fevereiro de 2019

Delegar tarefas em escritórios de advocacia costuma ser um desafio. Muitas vezes, por se preocuparem com a qualidade dos resultados, os próprios advogados acabam realizando as tarefas.

Porém, descentralizar algumas atividades do escritório é a chave para ganhar mais tempo e produtividade. Afinal, deixando de fazer algumas tarefas burocráticas e operacionais, os advogados conseguem se dedicar mais a outras questões importantes, como o atendimento ao cliente e a gestão do escritório.

Pensando nisso, vou compartilhar algumas técnicas e ferramentas que conheci ao longo da minha experiência profissional que podem auxiliar na delegação de tarefas. E o melhor: sem perder o controle do que acontece no escritório! Confira:

1. Entenda a importância de delegar e instruir

Delegar não é apenas repassar uma atividade para outra pessoa. É um processo. Geralmente, quem delega alguma ação tem grande conhecimento sobre o assunto. Por isso, é essencial explicar a importância da tarefa e como ela deve ser feita. Assim, quem assume as atividades vai entender porquê dedicar tempo e esforço naquilo.

O primeiro passo para delegar as tarefas é entender o seu escritório. Comece identificando quais atividades podem ser repassadas para outras pessoas e quais precisam ser resolvidas apenas por você. Esta é uma etapa muito importante do processo.

Em seguida, reconheça em sua equipe quem está preparado para ser o novo responsável por uma atividade. Caso necessário, dê instruções e apoio para que o colaborador se desenvolva. Tente esclarecer todas as dúvidas e sinta se ele está seguro com a nova função.

Por fim, garanta que essa pessoa entendeu a nova tarefa e trabalhe em conjunto com a equipe, buscando sempre o melhor de todos. Lembre-se de dar feedbacks constantes, para que os colaboradores saibam se estão executando suas funções da melhor maneira. E, caso necessário, ajude a entender o que pode ser melhorado.

Ao delegar uma tarefa, é essencial ter dedicação, empenho e paciência. Os resultados, te garanto, aparecerão com o tempo.

2. Garanta que a equipe esteja alinhada

Ao longo da minha trajetória profissional, aprendi na prática que trabalhar em sintonia é a chave para o sucesso de qualquer equipe. E tenho certeza que isso se aplica também aos escritórios de advocacia. Afinal, o trabalho de cada colaborador contribui para os bons resultados do time.

Além de cada um saber as tarefas pelas quais é responsável, é fundamental que toda a equipe entenda o fluxo do escritório. Esse alinhamento vai fazer toda a diferença quando, por exemplo, um colaborador precisar da ajuda de outro. Ou então quando você for cobrar algum prazo.

Para que todos saibam o que acontece no escritório, é ideal que utilizem a mesma ferramenta para acompanhar as tarefas. Assim, os colaboradores saberão quando uma atividade foi delegada, finalizada ou está suspensa por algum motivo. E você vai ter conhecimento dos trabalhos que estão sendo realizados.

A melhor maneira de fazer esse acompanhamento em escritórios de advocacia é por meio de um software jurídico completo. O Astrea, por exemplo, permite visualizar o status de cada tarefa, a quem ela foi delegada e se há algum impedimento. Isso faz com que o gestor acompanhe o que acontece e garanta que tudo ocorra dentro do esperado.

3. Automatize a gestão do escritório

Delegar tarefas e alinhar com a equipe os responsáveis são etapas essenciais para melhorar ainda mais o fluxo de trabalho. Agora que já vimos isso, é hora de eu compartilhar com você uma maneira de potencializar essa rotina e garantir mais foco e produtividade para seu escritório.

A solução ideal é automatizar a gestão de tarefas. Este é o toque final para promover excelentes resultados para o trabalho do líder e do restante da equipe.

Principalmente se o seu escritório contar com um software desenvolvido exclusivamente para a rotina da advocacia. Sistemas como o Astrea permitem que você acompanhe o que acontece no escritório de qualquer lugar - até mesmo pelo celular.

Com o Astrea, é possível delegar tarefas e acompanhar o andamento de cada uma delas sem atrapalhar o fluxo de trabalho do colaborador. A central de alertas garante que quem recebe a tarefa saiba o que precisa ser feito. Também são enviados avisos sempre que alguma tarefa é finalizada ou está atrasada.

Um sistema para advogados completo também registra tarefas e compromissos na agenda virtual, facilitando a organização da rotina. Os líderes podem visualizar a agenda de outros usuários do sistema para marcar reuniões ou demandar atividades, por exemplo.

Conclusão

Agora que você já sabe uma boa maneira de delegar tarefas sem perder o controle do que acontece no escritório, é hora de colocar tudo em prática. Por isso, te convido a testar gratuitamente o Astrea e começar agora a ganhar tempo e melhorar o fluxo de trabalho.

Além de auxiliar no acompanhamento de atividades, ele te ajuda na gestão financeira, a otimizar o acompanhamento processual e na organização do escritório. Vamos lá?

t

__________

*Marcela Quint é gerente de marketing na Aurum. Formada em Design pela Universidade do Estado de Santa Catarina, tem mais de 5 anos de experiência no desenvolvimento de softwares para o setor jurídico. É apaixonada por comportamento, liderança e inovação. 

Atualizado em: 26/2/2019 13:15

AUTORES MIGALHAS

Busque pelo nome ou parte do nome do autor para encontrar publicações no Portal Migalhas.

Busca

AUTORES MIGALHAS VIP

Ivan Esteves Barbosa

Ivan Esteves Barbosa

Informativo Migalheiro desde 2020
Cleanto Farina Weidlich

Cleanto Farina Weidlich

Informativo Migalheiro desde 2007
Thiago Boaventura

Thiago Boaventura

Informativo Migalheiro desde 2017
Scilio Faver

Scilio Faver

Informativo Migalheiro desde 2020
Luana Tavares

Luana Tavares

Informativo Migalheira desde 2021
Leonardo Quintiliano

Leonardo Quintiliano

Informativo Migalheiro desde 2019
Letícia Baddauy

Letícia Baddauy

Informativo Migalheira desde 2020
Luís Roberto Barroso

Luís Roberto Barroso

Informativo Migalheiro desde 2003
Charline Pinheiro Dias

Charline Pinheiro Dias

Informativo Migalheira desde 2019
Gilberto Bercovici

Gilberto Bercovici

Informativo Migalheiro desde 2007
Gustavo Binenbojm

Gustavo Binenbojm

Informativo Migalheiro desde 2005

Publicidade