terça-feira, 20 de outubro de 2020

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DREI regulamenta voto à distância em assembleia de S.A. fechada, LTDA e cooperativa

A votação à distância poderá ocorrer mediante o envio de boletim de voto à distância (instrumento já adotado em companhias abertas, conforme a ICVM 481) e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico.

quarta-feira, 29 de abril de 2020

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Foi aprovada em 14.04.20, a Instrução Normativa DREI 79 (IN DREI 79), que dispõe sobre a participação e votação à distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas, as quais poderão ser semipresenciais, se houver possibilidade de participar e votar presencialmente, no local físico da realização do conclave, ou digitais, quando o conclave não for realizado em nenhum local físico. Nesta última hipótese, para os fins legais, considera-se a reunião como realizada na sede da sociedade.

O edital de convocação deve ser expresso quanto à possibilidade e forma de participação à distância e listar os documentos exigidos para admissão. Para garantir a validade da reunião ou assembleia, os procedimentos de convocação, instalação e deliberação devem observar as normas atinentes ao respectivo tipo societário, assim como as disposições do contrato ou estatuto social. É importante, portanto, que contratos e estatutos sociais que ainda não prevejam a possibilidade sejam alterados, para contemplá-la e discipliná-la adequadamente.

Há, ainda, aplicação subsidiária das normas referentes a assembleias presenciais. Os responsáveis pela elaboração da ata devem observar os demais Manuais de Registro (IN DREI 38/17), no que não conflitarem com a nova IN DREI 79, pois eles permanecem aplicáveis.

A votação à distância poderá ocorrer mediante o envio de boletim de voto à distância (instrumento já adotado em companhias abertas, conforme a ICVM 481) e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico. Para que se considere presente à reunião, o participante deve ter seu boletim de voto à distância válido ou registrar sua presença, pessoalmente ou por representante, no sistema eletrônico disponibilizado. Em reunião semipresencial, pode ainda comparecer ou se fazer representar fisicamente. Como se verá, consideramos que a opção mais segura para o voto à distância consiste no envio do boletim.

No que se refere ao uso do boletim de voto à distância, o documento deve ser passível de impressão e preenchimento manual, conter orientações sobre retorno à sociedade e formalidades para que o voto seja considerado válido, bem como indicar as matérias da ordem do dia de modo claro e objetivo, formulando proposta para que o votante aceite, rejeite ou se abstenha. Deve ser enviado pela sociedade na data da primeira convocação e devolvido no mínimo 5 dias antes da data da reunião. A sociedade tem 2 dias, contados do recebimento, para informar a validade ou eventual necessidade de retificação. O envio do boletim não afasta o direito de participar e votar durante o conclave, caso em que se desconsiderará o boletim enviado.

Em relação à utilização de sistema eletrônico, ressalta-se que a IN DREI 79 determina a adoção de sistemas e tecnologia acessíveis e que garantam a segurança, a confiabilidade e a transparência do conclave. O sistema eletrônico deve, ainda, garantir o registro de presença dos participantes, a preservação do direito de participação à distância durante toda a reunião, o exercício do direito de voto à distância e seu registro, a possibilidade de visualizar os documentos apresentados durante o conclave, a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos participantes, a gravação integral da reunião, a ser arquivada na sede da sociedade, e a participação de administradores, pessoas autorizadas a participar do conclave e pessoas cuja participação seja obrigatória. Ainda, nas cooperativas, o sistema deve anonimizar os votantes em matérias de voto secreto.

Impõe-se, também, que sejam arquivados todos os documentos relativos à reunião, bem como sua gravação integral, pelo prazo aplicável à ação que vise a anular a reunião, sendo permitida a contratação de terceiros para administrar o processamento das informações.

Os livros societários aplicáveis e a respectiva ata poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa por meio de certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica.

Considerando o exposto, é importante que cada sociedade avalie a possibilidade de garantir os requisitos estabelecidos em face do investimento para adoção dos sistemas necessários. O cumprimento dos requisitos de segurança e acessibilidade é de extrema relevância para evitar futuras demandas acerca da validade das reuniões e assembleias.

Há, ainda, diversas questões a serem esclarecidas. Por exemplo, conforme a IN DREI 79, a sociedade não pode ser responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão dos sócios. Caso haja tal falha, como fica o direito de voto? Pode-se autorizar o envio posterior de boletins de voto? E como fica a apuração do resultado? E se houver falha técnica que impeça a gravação ou danifique os arquivos, como a sociedade deverá proceder? Transfere-se a responsabilidade ao terceiro proprietário da tecnologia?

Para mitigar a problemática, considera-se que o prévio envio do boletim de voto representa uma forma conservadora de documentar a escolha do votante, tanto para fins de registro pela sociedade, como para a segurança de quem exerce o direito de voto.

As sociedades que desejem contratar terceiros para administrar o processamento das informações das reuniões e assembleias semipresenciais ou digitais deverão dedicar bastante atenção aos termos dos contratos que irão celebrar principalmente em relação as questões de segurança, disponibilidade da informação, prazo de armazenamento, confidencialidade, bem como às políticas de proteção de dados adotadas. Deverão, ainda, cuidar para disciplinar com cautela em seus contratos e estatutos sociais a realização das reuniões virtuais, buscando prever soluções para diversas lacunas deixadas pela nova norma.

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t*Raquel Lamboglia Guimarães é advogada do escritório Manesco, Ramires, Perez, Azevedo Marques Sociedade de Advogados.





t*Nicole Katarivas é advogada do escritório Manesco, Ramires, Perez, Azevedo Marques Sociedade de Advogados.

 

 

Atualizado em: 29/4/2020 09:54

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