Gerência do contencioso de massa

Gerência do contencioso de massa

Roberta Tuna Vaz dos Santos*

Gerenciar contencioso de massa é tarefa árdua para os escritórios que priorizam este tipo de advocacia. Não basta apenas administrar o grande volume de processos. Há que se administrar também uma equipe jurídica com advogados e estagiários de categorias diversas, uma equipe administrativa e, acima de tudo, manter um relacionamento salutar com o cliente.

Neste cenário, a gerencia deste departamento pode ser equiparada à regência de uma orquestra pelo maestro. A ausência de coesão pode causar resultados desastrosos. Bem por isso é que os profissionais que desejam ingressar neste nicho devem, precipuamente, trazer ao comando desta área um profissional com características específicas, dentre as quais se destacam a organização, dedicação, poder de comando, iniciativa, agilidade de raciocínio, segurança e amplo conhecimento em processo civil e no direito material vertido nas causas por ele gerenciadas.

Alguns passos são determinantes para o sucesso da advocacia de massa. Dentre eles, podemos enfatizar os seguintes:

Formação da equipe: dependerá do volume dos processos a quantidade de profissionais que deverão trabalhar no departamento. Não adianta assoberbar os profissionais com volume de trabalho excessivo, pois o cansaço e a desmotivação são extremante prejudiciais ao resultado: serão petições mal redigidas, audiências realizadas somente pro forma (sem dedicação do profissional) e até mesmo perda de prazos por falta de concentração.

Não obstante isso, o profissional que trabalha no contencioso de massa tem que ter um perfil pró-ativo, ágil e perspicaz, uma vez que seu dia-a-dia será intenso. De outro lado, adquirirá uma bagagem de conhecimento valiosíssima para sua carreira.

Importante para a formação da equipe é se fazer um estudo detalhado dos honorários que serão pagos pela prestação de serviços e o custo total da equipe, valendo relembrar que um profissional não custa apenas o seu salário e benefícios agregados. Devem entrar neste centro de custo a luz, o computador e telefone que estão a sua disposição, a água e o café que ele consome, ou seja, todo o material que está a sua disposição para que ele possa executar seu trabalho.

Divisão de tarefas: no contencioso de massa o que se observa é que as peças processuais são, em sua grande maioria, repetitivas. Isto porque as teses que devem ser defendidas são estanques, ou seja, não podem ser modificadas. Então, não são raros os juízes que se deparam com defesas mal redigidas, aonde a diferença entre uma peça e outra é apenas o nome das partes. Tal procedimento deve ser totalmente rechaçado eis que, embora semelhantes, cada caso é um caso. Um detalhe levantado em sede de defesa pode ser fator determinante para a improcedência do feito.

Alguns escritórios optam por dividir o número dos processos entre os profissionais, que ficam com a responsabilidade de cuidar do processo até o final. Outros optam por dividir as tarefas entre os profissionais, visando dar maior agilidade na execução. Neste escopo, alguns advogados elaboram as defesas, outros as apelações, outros pesquisarão novas jurisprudências e assim por diante. Embora este critério de divisão faça com que os profissionais se aprimorem em seu trabalho (diante a repetitividade), é importante que haja uma rotatividade, para que todos possam ter a oportunidade de aprender novas tarefas e enfrentar novos desafios.

Cabe ao gerente de área coordenar todos os membros da equipe, mas em se tratando de um departamento muito grande, é conveniente que sejam escolhidos sub-coordenadores, que ajudará não só na organização e controle de tarefas, como também trará um incentivo àqueles que procuram o crescimento profissional.

Acompanhamento processual: é certo dizer que a informatização dos Tribunais, propiciando o acompanhamento on-line, facilitou a vida dos operadores do direito. Também a ferramenta dos programas de acompanhamento processual, que veio substituir as antigas fichas de acompanhamento, é de grande valia.

Entretanto, deve ser levado em conta o fato de que os Tribunais ainda estão se aprimorando e, portanto, o acompanhamento somente pela internet não deve ser tomado como regra. Sendo assim, o acompanhamento no fórum ainda é medida que não pode ser dispensada, ainda que o escritório detenha um grande volume de processos. A organização da equipe é fator primordial para evitar verificação de processos desnecessária. O programa de acompanhamento processual, se bem alimentado e utilizado da forma correta, é imprescindível.

Controle de prazos: o controle de prazos processuais é a tarefa que deve ser efetuada com maior rigor. Poderá ser feita pelos sub-coordenadores, mas deverá passar também pelo crivo do gerente/coordenador da área como forma de duplo controle. Além disso, confiar somente nos programas de acompanhamento processual também pode ser um risco, pois se este não tiver sido bem alimentado, a perda do prazo pode ser conseqüência inarredável. Assim, medidas devem ser adotadas no sentido de evitar prejuízos. Pode-se treinar profissional extremamente competente, que possa valer-se de lançamentos no sistema sem nenhuma margem de erro, ou ainda adotar um sistema subsidiário de controle (até porque quem já não teve problemas na rede do escritório, ficando sem acesso ao sistema?).

Pauta de audiências: organizar a pauta de audiências não é nada fácil, uma vez que no contencioso de massa a pauta diária de audiências é extensa. Isto sem contar as defesas que eventualmente devem ser feitas para serem apresentadas no mesmo ato. Na grande maioria das vezes, os escritórios necessitam se valer de advogados audiências, bem como advogados correspondentes para realizar as audiências que ocorrem em comarcas diversas.

Estes profissionais colaboradores devem ser bem avaliados, pois eles estarão agindo em nome do escritório. Então, vale a pena visitar o escritório correspondente, verificar se eles têm o conhecimento da matéria que irão defender, fornecer a eles todo o conhecimento e material necessário. É também prudente que estes profissionais passem por um treinamento específico, devendo ser acompanhados em algumas audiências como forma de avaliação.

Relacionamento entre os integrantes: trabalhar entre várias pessoas pode ser muito desgastante quando o foco principal deixar de ser o trabalho e passar a ser as intrigas relacionadas à competitividade. A competitividade somente seria boa se fosse voltada apenas e tão somente a busca por novos conhecimentos. Mas não é assim que ocorre. Ela é tomada como objeto de disputa por posições de destaque.

Por isso é que o relacionamento entre os integrantes deve ser o mais harmonioso possível. Todos têm que ter consciência que o seu trabalho desempenhado é vital para o funcionamento da equipe. Reuniões devem ser feitas com regularidade, não só para traçar as diretrizes do trabalho, como também para ouvir o que cada integrante pensa a respeito: suas satisfações e insatisfações. Uma forma de entrosamento relevante também é a realização de reuniões temáticas, nas quais cada integrante terá oportunidade de apresentar aos demais um assunto de interesse coletivo. Agrega, portanto, o entrosamento com o conhecimento.

Relacionamento com o cliente: o canal de comunicação com cliente deve ser reforçado diuturnamente. O cliente deve sentir segurança que seus processos, que estão diretamente relacionados à sua saúde financeira, estão sendo conduzidos por pessoas com alto grau de competência. Informação precisa, resultados positivos e atuação preventiva são elementos essências para se ganhar a confiança e respeito do cliente.

As demandas voltadas ao direito do consumidor crescem a cada dia. Cada vez mais os consumidores estão às voltas do Poder Judiciário galgando indenizações, que nem sempre são devidas. Sendo assim, não basta apenas a preocupação com a defesa dos litígios. Deve ser estabelecida uma atuação preventiva, traçando em conjunto com o cliente estratégias para a diminuição do número de demandas.

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