Advocacias partem para digitalização de acervo

Advocacias partem para digitalização de acervo

Necessidade de mobilidade aquece mercado de digitalização, que registra curva ascendente de crescimento, devendo atingir a casa dos 30% ao ano

Devido ao grande volume de documentos em papel que a área jurídica acumula, a demanda por tecnologia de digitalização tem crescido significantemente nos últimos anos. Para se ter uma idéia, cerca de 20% dos 300 clientes da BCS Informática, especializada em soluções para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, está digitalizando o acervo. A previsão é que haja um crescimento anual da ordem de 30%, na contratação do serviço. Segundo Marcelo Soucar, diretor da BCS Informática, os escritórios que estão digitalizando seus acervos já possuem uma estrutura de informática, que foi o primeiro passo a caminho da automação. Com esta etapa cumprida, as empresas estão partindo para atender outras necessidades como a de mobilidade, que é fundamental e a digitalização propicia isso.

"Além do espaço que os arquivos físicos ocupam, o que se tornou um problema nas grandes cidades devido ao custo dos imóveis, a maior necessidade atendida com a digitalização do acervo é o acesso remoto aos documentos, de qualquer parte do planeta", comenta. Outra demanda atendida é a organização do conhecimento existente e a agilização na busca por documentos.

O Mattos Filho, Veiga Filho, Marrey Jr. e Quiroga Advogados é um dos escritórios que optou por digitalizar 23 mil pastas, que ocupam 188 metros quadrados. A gerente do núcleo de pesquisa e documentação da banca, Solange Simões afirma que "a digitalização de documentos é importante para um maior controle dos mesmos e para a viabilização de espaço. Mas ela precisa ser feita com muito critério. Já começamos a selecionar os documentos importantes e a eliminar os que perderam validade legal e cópias. A partir daí, iniciaremos a digitalização, para não corrermos risco de perder documentos importantes e acumular lixo eletrônico. Com relação ao espaço, é importante frisar que a digitalização não elimina todos arquivos físicos, uma vez que há documentos originais que precisam ser mantidos em papel por exigência legal. Mas 80% dos documentos poderá ser transformado. Entretanto, é um processo demorado, em razão da enorme quantidade de arquivos."

No projeto do Mattos Filho, que também está substituindo um sistema de gestão estrangeiro pelo Sisjuri da BCS, a digitalização de notas e documentos fiscais está prevista, o que tornará possível ter esses documentos integrados ao Sisjuri, podendo os acessar com apenas um clique.

Da mesma forma, o Velloza, Girotto e Lindenbojm Advogados partiu para a digitalização do seu acervo; gerenciamento de documentos e software de gestão de processos, todos integrados, a fim de disponibilizar informações, rapidamente, e melhorar o atendimento aos seus clientes. O projeto, que engloba três tecnologias - de digitalização com código de barras; Módulo de Gestão de Processos do ERP jurídico Sisjuri; Worksite, solução para gerenciamento eletrônico de documentos (GED) da Interwoven - é pioneiro e coloca o escritório na vanguarda tecnológica.

De acordo com Patrícia Boaski, advogada do Velloza, o sistema integrado é prático, gerou economia de tempo e também de espaço físico, já que o acervo que está sendo digitalizado é de 1,8 milhão de folhas, que ocupam 50 metros quadrados. "Um volume físico considerável e que só tende a crescer. Sem o GED integrado ao Sisjuri, seria inviável resgatar informações contidas nestes papéis e manter um atendimento de excelência. Neste sentido, a integração permite acessar todas as informações relativas a um caso, inclusive o acervo digital, gerando um ganho em produtividade de mais de 100%, além de aumentar a eficiência", garante. Além de agilizar o atendimento das solicitações dos clientes e o resgate de informações necessárias, permite localizar qualquer processo e todas as peças, contribuindo para a solução de problemas, com um único click.

Já a Advocacia Fernando Rudge Leite, que existe desde 1910, por ser tão antigo tem grande volume de documentos históricos que precisam ser organizados. Assim, além de implantar sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) da Interwoven, está digitalizando 90 anos de sua história. O processo consiste em escanear, catalogar, gerenciar e compartilhar todos esses documentos. "Além disso, o software vai organizar nosso banco de dados, incluindo petições da parte contrária, decisões, iniciais, contestações e outros documentos de interesse. Assim, ao desenvolver um novo documento vamos usar o conhecimento anterior e enriquecer as novas peças além de garantir colaboração interna", afirma o Fernando Rudge Leite Neto.

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