Lean manufacturing na advocacia: confira um dos temas que será abordado no palco Fenatalks do Congresso Fenalaw 2019

Em texto desenvolvido pela Alkasoft, Gustavo Zimmermann Sachser explica como funciona a metodologia criada na Toyota em 1990 para a área de advocacia.

O lean manufacturing se baseia nos conceitos do Sistema Toyota de Produção criado no Japão entre 1940 e 1950. O termo Lean Manufacturing, que foi cunhado na década 1990 e traduzido para o português como "Produção Enxuta", tornou-se uma referência no setor produtivo - e não apenas na indústria. A metodologia do lean manufacturing foi um dos principais fatores que fizeram a empresa do setor automobilístico se tornar umas das maiores do seu segmento no mundo. Não por acaso, a metodologia criada pela Toyota chamou tanto a atenção dos especialistas em gestão que foi adotada por vários outros segmentos da economia.

Essencialmente, com o lean manufacturing, a empresa automobilística eliminou em seus processos as atividades que não agregam valor - valor sob a ótica do cliente final e, com isso, tornou-se mais competitiva. Essa redução de desperdícios para aumentar a produtividade de uma companhia é a essência da metodologia. Hoje, o lean manufacturing é aplicado em empresas dos mais variados ramos na busca incessante pelo aumento de competitividade - sobretudo clínicas e hospitais privados, bancos, seguradoras e escritórios de advocacia. Confira os benefícios que ela traz para esse segmento.

Como implantar o lean manufacturing em um escritório de advocacia

Como você bem sabe, um escritório de advocacia funciona de forma bem diferente do que o ambiente de uma fábrica onde o lean manufacturing foi concebido. O sistema de produção desses dois ambientes possui muitas diferenças e, por isso, o primeiro desafio para utilizar o lean manufacturing em um escritório de advocacia é trabalhar a resistência do advogado para as mudanças que esse sistema trará à sua rotina.

Os advogados estão acostumados a trabalhar com um volume expressivo de documentos e  com uma certa demanda de trabalho que inclui determinados procedimentos e indicadores. Mas são poucos os que estão acostumados ou que já trabalharam com uma metodologia que prevê o que tem que ser feito, quando tem que ser feito, como tem que ser feito, onde e o porquê deve ser feito.

Esse é um primeiro aspecto importante para quem deseja adotar o lean manufacturing em um escritório de advocacia. O primeiro passo, segundo Gustavo Zimmermann Sachser - gerente financeiro do escritório Melissa Folmann Advocacia & Consultoria e responsável por uma palestra sobre esse tema no palco Fenatalks do Congresso Fenalaw 2019, é promover um treinamento sobre os conceitos dessa metodologia de gestão para todas as pessoas do escritório.

De acordo com o especialista, para que a adoção do lean manufacturing surta o efeito desejado, o desenvolvimento da metodologia não pode ser feito apenas na sala do gerente. Assim, será fundamental que os conceitos que fazem parte do lean sejam compreendidos e adotados por todos que atuam no escritório.

O lean manufacturing também ajuda muitos gestores a "enxergarem" o seu próprio negócio. É comum o diretor ou gestor não conhecer o seu escritório, segundo Sachser. Esse gestor não sabe, muitas vezes, de informações importantes para o escritório, como quantos clientes ele possui, quantos processos estão ativos, como estão os processos dos seus clientes, entre outros dados.

O mais comum é que o gestor do escritório tenha uma noção dessas informações, mas não tenha todos os dados claros à sua disposição. Muitas vezes, no dia a dia do escritório, esse gestor não sabe o que cada pessoa está fazendo e o quanto de retrabalho está sendo gerado por problemas e retrabalho na rotina de seus funcionários e sócios.

Diante desse cenário, o desafio principal para a implantação do lean manufacturing será formar e treinar cada funcionário do seu escritório de advocacia. "Esta forma de gestão possui muitos conceitos como o Kaizen (melhoria contínua), a padronização do trabalho, a automação inteligente - Jidoka, entre outras. São várias ferramentas para as quais todos do escritório precisam ser treinados. Existem também os indicadores de performance que precisam ser trabalhados com cada funcionário do escritório", explica Sachser.

O especialista falará sobre a implantação do lean manufacturing em escritórios de advocacia previdenciária em uma palestra no palco Fenatalks do Congresso Fenalaw 2019, que será realizada no dia 24 de outubro no Centro de Convenções Frei Caneca, em São Paulo/SP. Na palestra, que acontecerá das 10h30 às 11h10, Sachser apresentará o passo a passo para a implementação da metodologia nos negócios jurídicos.

Como o lean manufacturing funciona na prática entre advogados

Passada a primeira fase de implantação do lean em um escritório, que é a etapa do treinamento, o passo seguinte será colocar em prática o que foi aprendido. Uma dica importantíssima de Sachser para essa segunda etapa é não querer aplicar o lean em todo o escritório ao mesmo tempo. Dessa maneira, evite aplicar todas as ferramentas previstas na metodologia com todas as pessoas do escritório de forma simultânea.

"É bom começar por um setor. Começar pequeno, com um processo, envolvendo uma pequena área onde as pessoas têm mais receptividade a mudanças. Você implementa nesta área, que servirá como exemplo. Todos do escritório vão perceber a mudança. O lean promove uma melhoria contínua. Então todos vão começar a aceitar os conceitos", recomenda o especialista.

Depois da implantação de algumas ferramentas em uma parte do escritório, o passo seguinte será mapear os fluxos de todo o escritório. Como os documentos fluem? Como a informação flui? Como são as trocas de informações com os diversos setores do escritório? É normal, no decorrer desse mapeamento, o gestor perceber que existem atividades sendo feitas por mais de uma pessoa e que isso significa desperdício de tempo e de recursos - algo que poderá ser eliminado e otimizado.

Depois, chegará o momento de padronizar as tarefas do escritório de advocacia. É preciso escrever os procedimentos, lembrando que o lean manufacturing busca a melhoria contínua dos processos e, por causa disso, anotar e aprimorar os procedimentos é algo que deve ser feito sempre. Pense que dessa forma o seu escritório estará sempre se desenvolvendo.

Também é necessário descrever as funções de cada um, ou seja, cada integrante do escritório deve ter as suas atividades diárias, semanais e mensais descritas nesse documento.

Com o conhecimento de cada etapa, função e tarefa, é possível desenhar um mapa de fluxo de valor. Através desse mapa, é possível enxergar quais são as atividades mais importantes para os seus clientes, aquelas que mais agregam valor e que trazem resultados para o escritório. Não se esqueça de que o que gera valor para o cliente é o que movimenta o escritório.

Por exemplo: não adianta fazer um parecer muito bom, perfeito, que é validado por dois advogados em 100% e que levou um mês para ser feito - especialmente se o cliente esperava por esse parecer em dois ou três dias. Nesse caso, o valor para o cliente está na agilidade com que o escritório é capaz de dar o parecer que ele precisa. O cliente quer o parecer de forma rápida e com o trabalho desenvolvido da forma correta. Se o seu escritório não conseguir entregar esse "valor" para o seu cliente, você poderá perdê-lo para o escritório concorrente.

Benefícios do lean manufacturing para os escritórios de advocacia

Confira, segundo Sachser, quais são os principais benefícios da implantação da metodologia lean manufacturing em escritórios de advocacia:

- O advogado passa a conhecer melhor o seu escritório. Isso é possível através dos indicadores de performance previstos na metodologia lean, os quais mostram desde o número de clientes que o escritório tem até os seus processos e o nível de retrabalho que está sendo feito por pessoas da sua equipe.

- O lean manufacturing ajuda a enxergar o desempenho do seu escritório levantando os principais dados do cotidiano dos seus profissionais. Assim, o negócio apresenta dados com maior transparência e acessibilidade.

- Essa metodologia também prevê a redução sistemática do retrabalho. Uma vez que você tem os procedimentos do seu escritório descritos, é possível identificar erros e problemas que podem ser corrigidos. O lean manufacturing propicia várias ferramentas para isso. Além disso, todas as pessoas do escritório são estimuladas a produzirem uma melhoria contínua com essa nova forma de gestão. Todo mundo participa do processo, os erros são corrigidos, e os problemas resolvidos com a metodologia de forma rápida e sistemática. Não há mais aquela cobrança "Quem errou?!?", em seu lugar surgem questões: "Por que e como o problema ocorreu?" e também "Como podemos evitar que ocorra novamente?". Este novo engajamento e a mudança na gestão que gera a melhoria contínua e a redução expressiva do retrabalho.

- A facilidade da implantação do lean faz com que os funcionários do escritório tenham uma maior participação no processo de melhoria contínua da empresa. Todos propõem melhorias, o que pode ter um efeito incrível para o escritório. Por isso, esse processo faz o escritório ganhar em produtividade e em gestão. Os funcionários percebem que com um sistema de produção melhor, essa mudança será benéfica para todos.

Na avaliação de Sachser, a ineficiência do judiciário brasileiro começa nos escritórios de advocacia. Segundo ele, a obrigação dos gestores desses escritórios deveria ser a de melhorar sempre. "Esse envolvimento das pessoas é o maior benefício (do lean manufacturing). Não é uma máquina, um robô que você coloca para fazer o trabalho. É ouvindo e estimulando as pessoas a fazer o melhor trabalho e reduzir o retrabalho. Cuidando das pessoas, elas vão cuidar da sua empresa", enfatiza o especialista.

Situação atual da implantação dessa metodologia nos escritórios brasileiros

O lean manufacturing nos escritórios do Brasil é quase nulo, segundo Sachser. A base do especialista para esse comentário são os dados do Lean Institute Brasil e do Lean Enterprise Institute. São os institutos oficiais que promovem o estudo e treinamento e aplicação do Lean Manufacturing em várias áreas.

Segundo alguns autores desses Institutos, foram realizados, por enquanto, testes no Poder Judiciário na Ucrânia e da Dinamarca. Essa foi a adoção "oficial" do sistema no poder judiciário, mas não existem dados sobre a aplicação da metodologia lean em escritórios privados. Apesar disso, o instituto afirma que os grandes escritórios de advocacia - aqueles que faturam milhões nos Estados Unidos - certamente aplicam conceitos de lean manufacturing para que consigam ser tão competitivos. Mas essa é apenas uma suposição, já que não existe um levantamento sobre o assunto.

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